ToDoリストって本当に意味あるの?【ToDoリストの限界】

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みなさん!

日々のタスク管理、お正月に立てた目標への進捗管理、なんとなくToDoリストでやってませんか?

それって果たして本当に意味はあるのでしょうか?

 

ToDoリストがないと腐るほどある仕事を終わらせられないお

 

そう思った方、ちょっと待ってください。

 

ビル・ゲイツやドナルド・トランプ、ウォーレン・バフェットが、ToDoリストを長々と書いて、A1、A2、B1、B2、C1……などと優先順位をつけていると本気で思っているだろうか?

 

スティーブ・ジョブズが常にToDoリストを用意し、一日に何回も「次は何だっけ?」と考えたりしただろうか?

 

どうですか?

 

え……たしかにToDoリストが効果あるのか疑問に思えてきたお

 

ちなみに先ほどの2文とも、ケビン・クルーズ『1440分の使い方 ――成功者たちの時間管理15の秘訣』からの引用です。


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ToDoリストって本当に効果あるの?

ToDoリストとは

そもそもToDoリストが何なのか、あまり知らないという方にさらっと説明しますと、

“To Do” すなわち「やらねばいけないこと」をリストにしたものです。

ToDoリストの(一般的に言われている)効果

やらねばいけないことを一覧表に書き出すことで、自分が抱えている仕事量が見える化できます。

それによって「あ!この仕事忘れてた!」というミスを防止できます。

 

また、書き出すことによって頭が整理されて、「この仕事をするには○○さんにも話を通しとかないとな」など、仕事の抜け漏れも防ぐことができます。

 

さらに、いったん仕事を書き出しておけば、ある仕事が終わったときに「次は何すればいいかな」と考えることなく、リストの次の項目に進めてサクサク仕事をこなしている感じになります。

 

ToDoリストの限界 ―ToDoリストの41%は永遠に終わらない

じゃあそんな便利なToDoリストのいったい何がいけないのでしょうか。

 

こんな統計データを紹介したいと思います。

41% of to-do items were never completed.
50% of completed to-do items are done within a day.
18% of completed to-do items are done within an hour.
10% of completed to-do items are done within a minute.
15% of dones started as to-do items.

The Busy Person’s Guide to the done listより引用

引用元はこちら(PDFです)

 

日本語訳するとこんな感じです。

ToDoリストの41%は永遠に終わらない。

ToDoリストの50%はその日に終わる。

ToDoリストの18%は1時間で終わる。


ToDoリストの10%は1分で終わる。


ToDoリストの15%は再びToDoリストに載る。

 

なかなか衝撃的なデータだな

 

上のデータから浮かび上がるToDoリストの問題点は次の2つです。

  • ToDoリストには重要なタスクと非重要なタスクが混在している
  • ToDoリストを作ると簡単なタスクから先に処理しがち

つまりあなたが本当にやらなければいけない仕事が後回しになってしまうということです。

 

ToDoリストが心理面に与える悪影響【ツァイガルニク効果】

ToDoリストを作ってタスク管理をしていると、一日の終わりなのに山ほどタスクが残っていて嫌気がさしたことはありませんか?

 

なんせ先ほどデータで示したようにToDoリストの41%が永遠に終わらないわけです。

残ったタスクがあなたにどんな影響を与えるでしょうか?

 

ストレスしかありませんよね。

 

このように達成できなかったことや中断したことの方が人は気になってしまうものでして、これにはツァイガルニク効果という心理学用語がついています。

 

ツァイガルニク効果についてもっと知りたい方はこちら → Wikipedia

 

ToDoリストの代わりにスケジューラーを使おう

じゃあいったいどうすればいいか教えてくれお

 

ずばりスケジューラ―を活用しましょう。

大切な仕事はちゃんとスケジュールを割り当てて管理しましょう。

 

スケジュールを割り当てるというのは、ただ単に手帳に「○月○日 △△の資料を提出」と書き込むことではありません。

 

その資料を作成する時間、作成するために必要なデータを収集する時間などをスケジュールに組み込むことです。

 

 

とはいってもたくさんある仕事を漏れなくやりたいお

隙間時間にやりましょう。

集中力が一日じゅう持続する人間はいません。

 

手帳の端っこやコピーの裏紙にメモ書きしておいて、お昼を食べた後などの集中力が切れがちな時間にまとめてやってしまいましょう。

先ほどのデータにもあるように、ToDoリストの多くは短時間で終わるタスクです。

集中力が切れがちな時間帯でもテンポよく進めることができます。

 

実際、僕は年明けからToDoリストを作るのをやめましたが、これまで雑事にとられていた時間を本業に費やすことができていると感じています。

みなさんもぜひ試してみてください。


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